关于印发《芜湖市招标采购进场交易项目电子档案管理规定》的通知

各相关单位：

为进一步优化营商环境，切实落实法律法规中关于招标采购进场交易项目档案管理要求，并顺应公共资源交易全流程电子化发展趋势，强化项目电子档案管理，同时为招标采购人在档案管理、利用等方面提供更加便捷高效的服务，我局修订了《芜湖市招标采购进场交易项目电子档案管理规定》，现印发给你们，请遵照执行。

                      芜湖市公共资源交易监督管理局    

                            2025年9月29日

（此件公开发布）

芜湖市招标采购进场交易项目

电子档案管理规定

第一章  总  则

第一条  为规范公共资源招标采购进场交易项目电子档案的收集、整理和利用，确保电子档案的真实性、准确性、完整性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《电子档案管理办法》等法律法规，以及《招标投标项目电子文件归档规范》等国家标准，结合我市实际，制定本规定。

第二条  本规定所称项目电子档案，是指进场交易的招标采购项目，在进场交易全过程产生的进场登记资料、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等资料。

第三条  项目电子档案管理工作应当遵循来源可靠、程序规范、要素合规的基本原则。

第四条  项目电子档案系统应当为公共资源交易平台各类电子系统提供标准统一的接口或通道，用于接收交易各环节产生的电子档案。

第五条  项目电子档案作为反映公共资源交易活动的重要记录和史料，具有重要的查考价值和凭证作用。招标人（采购人）、代理机构应按要求做好项目资料的收集、整理和移交工作，招标人（采购人）、市公共资源交易中心按规定做好项目档案的日常管理工作。

第二章  职责和分工

第六条  项目电子档案工作按照“谁委托谁负责、谁代理谁移交”的原则实行管理。

第七条  公共资源交易监督管理部门负责公共资源招标采购项目电子档案工作的监督、指导、协调。

第八条  市公共资源交易中心接受档案行政管理部门和市公共资源交易行政主管部门的监督和指导，负责项目电子档案的接收、归档、利用工作，以及项目电子档案系统的建设、管理、运维工作。

第九条  招标人（采购人）应督促并协助代理机构在规定时间内完成项目资料的收集、整理和移交工作，并对代理机构移交的项目资料审核确认，对系统内归集的电子档案及时下载、归档。

招标人（采购人）应妥善保管、利用项目电子档案及招标采购过程中产生的纸质档案。

第十条  代理机构负责在规定的时间内完成其代理项目的电子资料的收集、整理和移交工作。协助招标人（采购人）收集、整理招标采购过程中产生的纸质文件。

第十一条  招标人（采购人）和代理机构对电子（纸质）文件材料的真实性、准确性、完整性和可用性负责。

第十二条  公共资源交易平台电子交易系统建设、管理、运维机构应当严格遵守相关规定，确保电子交易系统如实采集和记录招标采购活动中的各类电子数据，并按照电子档案数据标准，及时准确地将数据归档至项目电子档案系统。

第三章  电子档案的整理与归档

第十三条  代理机构在提供代理服务时应根据项目实际情况，及时收集进场登记环节、招标环节、投标环节、开评标环节、定标环节、合同签订环节等产生的资料。

第十四条  代理机构在电子文件形成、办理、收集过程中应确保电子文件符合归档要求。

第十五条  项目电子档案系统在交易活动中，以项目为单位，按照“一项目一档案”要求，在线自动收集各类电子交易系统产生的电子文件及数据资料。

在公共资源交易活动过程中直接形成的具有保存和利用价值的，不能在线归集的纸质文件材料，代理机构应当对其扫描并上传至项目电子档案系统；纸质材料原件由代理机构整理装订后，移交项目单位保存和管理。市公共资源交易中心不再接收纸质资料。

第十六条  项目电子档案归档要求

（一）项目所有标包（段）交易完成后，招标人（采购人）及代理机构应按要求进行归档。

（二）招标采购项目各环节产生的资料由代理机构整理，经招标人（采购人）初审确认，市公共资源交易中心档案管理人员复核查验后，招标人（采购人）、市公共资源交易中心接收形成项目电子档案。

（三）招标人（采购人）应督促代理机构按规定对项目电子资料进行整理，在中标通知书发出（或项目终止招标）之日起14日内，完成项目档案移交。中标通知书发出后，出现投诉举报等特殊情况的，在投诉举报等处理完毕后的14日内，完成项目档案移交。

招标人（采购人）在线签订合同后，项目电子档案系统自动获取相关信息，归入该项目电子档案。项目电子资料移交成功后产生的其他应归档资料，招标人（采购人）应督促并配合代理机构及时归档。

（四）因特殊原因无法完整归档的，应当在记录原因后据实归档。

第四章  电子档案的保管、利用与处置

第十七条  项目电子档案保管期限与纸质档案保管期限一致。

工程类和采购类项目的非中标单位投标文件保管期限均为10年。工程类项目的项目电子档案内其他内容保管期限为永久，采购类项目的项目电子档案内其他内容保管期限为定期30年。

第十八条  市公共资源交易中心、招标人（采购人）、代理机构等应妥善保管权限范围内的档案，档案保管符合相关规定要求。

第十九条  查阅、调阅项目电子档案须严格按要求办理查阅、调阅审批手续。

任何单位和个人应当遵循相关规定，不得擅自复制、篡改、传播、公开项目电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益。

第二十条  市公共资源交易中心按照相关要求，向市档案馆移交电子档案。因特殊情况，暂不能移交的，可以仅移交项目电子档案目录。

第五章  监督管理

第二十一条  各环节责任人在项目电子档案管理中有违规行为的，一经发现应立即予以制止和纠正，情形严重的，按照重大事项报告制度向对应的公共资源交易监督管理部门报告。如出现泄密等情形，按照相关规定报有权机关追究责任。

第二十二条  涉及国家安全等具有特殊情况的项目，招标人（采购人）来函说明情况，经公共资源交易监督管理部门审核批准后，项目档案可不向市公共资源交易中心移交。

第二十三条  招标人（采购人）未配合代理机构按规定做好档案收集、整理、移交工作的，代理机构应及时向市公共资源交易中心及其对应的公共资源交易监督管理部门报告。

第二十四条  代理机构在中标通知书发出（或项目停止招标、质疑投诉等情况处理完毕）之日起14日内仍未完成项目资料移交的，市公共资源交易中心对代理机构进行通报、给予相应信用评价，对超过二次催告仍不移交的，除继续信用评价外，还需向招标人（采购人）及其对应的公共资源交易监督管理部门报告，直至完成项目资料移交工作。

第六章  附  则

第二十五条  本规定由市公共资源监督管理局负责解释。

第二十六条  本规定自发布之日起执行。原《芜湖市公共资源交易平台政府招标采购项目档案管理办法》（公管〔2021〕41号）同时废止。