泗县：“三个关键”做好交易档案电子化管理工作

随着“互联网+公共资源交易”全流程电子化的高速发展，公共资源交易活动有关文件的收集、归档、管理及利用均向电子文件的方式转变。泗县公共资源交易中心将2016年以来工程建设、政府采购等4000余份纸质档案，按照项目编号、项目名称整理归集，建立电子目录台账；并积极对接国泰新点软件股份有限公司，上线电子档案管理系统，实现交易档案从“纸质版”向“电子版”转型。

一、把握好电子档案系统这个关键，一键归档“零跑腿”。依托宿州市公共资源交易平台搭建电子档案管理系统，从项目登记到合同签订全过程产生的不同类型的交易数据和文件，系统自动“抓取”归集到所在电子档案目录，代理机构只需通过电子交易系统进入电子档案管理系统归档界面，按照“归档提示单、项目归档目录”等要求对交易全过程资料进行“一键归档”；再由招标人对提交的项目资料签章并提交至交易中心；交易中心档案室对提交的归档资料进行符合性查验，确认无误后存入档案管理系统，形成完整交易档案。2023年以来，共归档进场交易的工程建设、政府采购项目253个，为招标投标企业节省了纸质档案印制成本的同时，极大缩减了工作时长和工作量。         

二、把握好一标一档这个关键，刻录归档“全自动”。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《公共资源交易电子文件的归档与管理》等要求规定，开标、评标现场活动需全程录音录像，音像资料作为采购文件一并存档。为实现所有进场交易项目均“一标一档，自动归档”，泗县交易中心配备一标一档光盘自动刻录系统，这套系统包括电子档案存储机、蓝光光盘打印刻录系统、光盘刻录管理机、电子档案自助查询机等，能够针对开评标的不同阶段，支持定时刻录、定量刻录、大容量文件自动分盘刻录等功能。交易项目结束后，工作人员只需按照刻录要求操作光盘刻录管理机，系统自动下载、自动打包、自动选盘、自动刻录开评标全过程音视频资料，全程无需值守，减少人工干预；光盘封面可自动打印项目编号、名称、开评标日期、条形码等，让开评标信息更具识别性，方便后期管理和查阅。2023年以来，共刻录归档工程建设、政府采购、其他交易等项目音视频362张，大大提高了档案管理效率的同时，让音像档案存储更长久，更安全，更便捷。

三、把握好档案管理这个关键，调档查阅“智能化”。制定《泗县公共资源交易项目电子文件归档及管理暂行规定》，建立健全档案管理归档、保管保密、调档查阅等制度，明确市场主体和交易中心的职责和分工、电子文件归档范围、电子文件归档流程及要求、电子文件管理及利用，不断推进档案资料规范化、制度化管理。借（查）阅交易项目档案，只需通过电子档案管理系统在线提交档案下载申请，档案管理人员审核批准后，即可线上下载相关交易项目的档案资料；查看音像档案时，每个项目都有自己的“识别码”，在电子档案自助查询机上点击档案出库，输入需要查询的项目名称或编号，所要查询的光盘位置亮起红色提示灯，根据提示灯取出相应的光盘即可。2023年以来，为公安、纪委、财政、住建等部门提供办理案件或处理投诉等需要借阅有关电子档案材料 78份，提高档案归集和借阅的及时性和完整性的同时，实现了“来源可溯、去向可查、全程留痕”，增强了市场主体满意度。